Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение программных процессов, выполняющей типовые процедуры по заданным алгоритмам. Речь идет о составлении и выписке документов, контроле исполнения учетных, складских операций, а также произвольных заданий. Благодаря подобным нововведениям уровень работы предприятия качественно повышается.
Особенности автоматизации бизнеса
Разбираясь в том, что такое автоматизация бизнеса и что она дает, следует отметить следующие позитивные аспекты ее введения:
- исключение рутинного и однообразного ручного труда;
- информация обрабатывается и передается намного быстрее;
- в едином информационном пространстве обслуживаются отдельные подразделения или все предприятие;
- запрограммированные отчеты и документы составляются автоматически;
- возрастает удобство оперирования базами данных, а работа становится более точной, полной и непротиворечивой;
- подразделения или вся организация сводятся к единому комплексу, который объединяют регулярный стандартизированный документооборот и информационно-нормативная база.
Внедрение автоматизации бизнеса
Чтобы получить положительный эффект, необходимо ввести в рабочий процесс правильные изменения. Кроме программно-аппаратной перестройки проводятся организационные реформы. Во многом на их характер влияют цели и задачи компании.
Руководству стоит назначить ответственное лицо, которое будет от их имени справляться со следующими задачами:
- анализ и постановка задач в специальном штабе;
- составление бюджета проекта;
- внедрение разработанных мер;
- составление должностных инструкций для трудового коллектива;
- перенос информации в базы данных новой платформы;
- устранение недочетов, выявленных в ходе внедрения;
- обучение персонала.
- Это лишь общие обязанности. Нет единого списка, подходящего для каждой компании. В отдельных случаях возникают нестандартные действия, способствующие достижению намеченного результата.
Оценка этапов автоматизации бизнеса
Есть несколько стандартных этапов оценки объема работ:
Изучение предприятия и постановка задач.
Анализируются структура и деятельность компании, объем автоматизации, документооборот и учет, а также строение информационной системы.
Составляется ТЗ.
Создается предварительный проект и смета. Оценивается предположительный срок реализации намеченного плана, продумывается программное и техническое оснащение.
Решаются организационные вопросы, подписывается договор.
Утверждается точная техническая формулировка ТЗ, бюджет, вариант расчета, мероприятия по внедрению автоматизации, поставка, а также настройка аппаратуры. На реализацию данного этапа может быть потрачено от одного дня до нескольких недель. Многое зависит от размера компании и масштабности намеченных работ.
Реализация проекта.
Пишется программная часть, привозится и устанавливается оборудование, переносятся базы данных, запускаются новые рабочие процедуры. Проект поэтапно сдается. Программа может быть как трехдневной, так и растянуться на год.
Завершающий этап.
Подводятся итоги, обсуждаются условия поддержки нововведений. Проводится обучение персонала и окончательные расчеты.
Не имея конкретных данных о компании, сложно указать сроки реализации проекта. Прогнозы делают разве что по аналогии, опираясь на стандартный план автоматизации бизнес-процессов на похожем предприятии. Поэтому нельзя гарантировать безошибочность предварительной оценки стоимости и сроков.
Недостатки автоматизации бизнеса
Несмотря на огромное количество преимуществ, у данного подхода есть свои слабые стороны. Производственная система значительно усложнится и появится масса новых элементов, с которыми сотрудники компании могут быть незнакомы, так что придется потратить время на их обучение. Кроме того, от оборудования потребуется большая надежность.
Сложности могут появиться при переносе информации в новую базу данных. Эта процедура требует повышенного внимания, поскольку самая незначительная ошибка искажает учет.
Важна постоянная поддержка специалистов. В штате должен быть программист, обладающий специальными знаниями. Например, если автоматизируется бухгалтерия, то он должен быть в курсе действующего законодательства в данной области.
Стоит заметить, что данные неизбежные трудности носят временный характер и с лихвой окупаются преимуществами, которые в итоге приносит автоматизация. Со временем несовершенства информационной и финансовой баз сглаживаются, а работники привыкают к новому порядку работы.
Даже те, кто смотрел на нововведения с недоверием, осознают их удобство. При наиболее пессимистическом прогнозе экономический эффект заметен через несколько лет, а по среднестатистическим данным — куда раньше.
Наши специалисты имеют опыт внедрения и сопровождения таких систем как PlanFix и YCLIENTS